Se você vai de férias tem que deixar tudo amarrado e bem amarrado. Se você costuma se comunicar com seus clientes, colaboradores e colegas de trabalho por e-mail, será necessário ativar as chamadas mensagens de resposta automática para notificá-los de que está em um período de descanso e que até seu retorno não poderá responder a eles para administrar seu pedido. . Há poucos dias, dissemos como ativar a resposta automática no Gmail . No entanto, se você usar o Outlook , terá que seguir um procedimento diferente. A configuração levará apenas alguns minutos. Você verá que é muito fácil seguir estas dicas:
1) Se você usar o Outlook 2010 , basta abrir o programa e clicar no menu Arquivo> Informações> Respostas automáticas .
2) Clique no botão Respostas automáticas e selecione a opção Enviar respostas automáticas . Um menu de configuração será ativado rapidamente. Uma espécie de assistente no qual você pode escrever a mensagem que deseja enviar aos seus contatos.
3) Em primeiro lugar, sim, você terá que escolher por quanto tempo deseja enviar a resposta de fora do escritório para as pessoas que entrarem em contato com você. Você pode selecionar um intervalo de datas , por exemplo, desde o dia em que começa a tirar férias até o dia de seu retorno. Caso não indique uma data de término , deverá desativar o envio das mensagens manualmente, voltando atrás e modificando as configurações.
4) Agora você pode escrever sua mensagem. Na parte inferior do menu, você encontrará uma caixa branca para adicionar o texto, se quiser editando a fonte, tamanho e cores e inserindo um link, se quiser redirecionar seus remetentes para um site específico.
Neste ponto, temos que dizer que você pode configurar dois tipos de mensagens . Um para quem está dentro da sua organização (se quiser indicar que está ausente, embora muito provavelmente já saibam) e outro para quem está fora, pessoas que não precisam saber que você está de férias, para A menos que você os tenha notificado pessoalmente.
5) Por fim, você também tem a opção de criar regras para que o sistema de resposta automática seja o mais eficaz possível e não se transforme em uma máquina de bombardear mensagens para todos. Algumas opções configuráveis permitem que você encaminhe a mensagem recebida para outro colega de trabalho que pode responder ou lidar com o assunto para você, fazer com que a mensagem seja encaminhada para outra conta do Gmail ou Hotmail para que possamos analisá-la por meio de nossas contas privadas, excluir mensagens de determinados remetentes ou organizá-las em pastas para que, quando voltarmos ao trabalho, não nos encontremos em uma caixa de entrada absolutamente caótica.
Para adicionar qualquer uma dessas regras (existem dezenas de opções para classificar e gerenciar mensagens enquanto estivermos fora) você só terá que clicar no botão Adicionar regra ou Editar regra para modificá-lo.
Foto por: Rick Scully e TripShake