O Outlook é uma das ferramentas de e-mail mais populares . Há muitos anos que usamos esse programa para gerenciar nosso e-mail. Não é de surpreender que seja um sistema eficaz, dotado de inúmeras ferramentas que muito nos ajudam a nos organizarmos.
E é que além de servir de bandeja para o nosso e-mail, o Outlook também funciona como agenda e nos permite configurar alertas para qualquer evento ou tarefa . Hoje decidimos responder a 20 perguntas práticas do Outlook. Esperamos que você os ache úteis.
1. Posso usar atalhos de teclado?
Claro. Esta é uma das funções mais práticas de todos os programas do pacote Microsoft Office. Se você aprender esses atalhos de teclado, poderá gerenciar seu e-mail mais rapidamente . Os mais usados são os seguintes:
- Alt + S : enviar um e-mail
- Ctrl + R : Responder a um e-mail
- Ctrl + M : enviar e receber e-mails
- Alt + W : pula para o próximo e-mail ou muda para a visualização do calendário semanal
- Alt + R : Responder a todos ou alternar para a visualização do calendário de trabalho semanal
- Ctrl + G : Abra a caixa "Ir para a data" para pular para o dia que queremos no calendário
2. É possível apagar as mensagens que não me interessam de forma mais automática?
Sim. E é uma boa maneira de gerenciar suas mensagens com mais rapidez. Tudo que você precisa fazer é criar uma regra. Por exemplo, se você estiver interessado em deletar mensagens de um determinado remetente, basta fazer o seguinte: clicar na mensagem com o botão direito do mouse e selecionar Criar Regra. Marque a opção Excluir e especifique o remetente . Quando terminar, não se esqueça de clicar em Criar regra ou OK.
3. É possível criar uma ou mais assinaturas para emails?
Claro. É uma das funções mais clássicas do Outlook. Se você quiser criar uma assinatura ou assinaturas diferentes para seus e-mails, você deve fazer o seguinte: escrever um novo e-mail, abrindo uma nova mensagem. Clique no botão Assinatura para configurá-lo: você tem a opção de adicionar quantas quiser.
Quando quiser adicioná-lo ao e-mail, basta clicar nele para que seja inserido automaticamente . Repita o mesmo processo para todas as assinaturas que você precisa incluir.
4. Como posso economizar tempo escrevendo mensagens?
Existe uma função que nos permite inserir alguns elementos rápidos no texto. Eles podem ser frases ou fragmentos que você escreve com frequência. Para adicioná-los a um e-mail automaticamente, selecione o texto e clique em Itens rápidos> Inserir . Insira o nome. Você pode inseri-los sempre que quiser e não precisará reescrevê-los.
5. Como inserir uma imagem no e-mail?
Se você deseja inserir uma imagem em um e-mail para que ela seja exibida com o texto adicionado, também é fácil para você. Em vez de adicionar um anexo, clique no menu Inserir> Imagem ou Clipart. A imagem será colada diretamente no corpo da mensagem e você pode editá-la e redimensioná-la como desejar.
6. Como fazer pesquisas mais eficientes?
Muitas vezes você pode procurar a mesma coisa. Por exemplo, os e-mails que Marta envia para você. Para tornar essas pesquisas mais eficientes, você pode configurar uma pasta de pesquisa. Crie uma nova pasta de pesquisa , escolhendo entre diferentes opções padrão (pessoas específicas, e-mails importantes ...) e configurando uma pesquisa personalizada.
Para encontrar mensagens mais rapidamente, você também pode usar filtros. Na opção Filtrar e-mail, você pode selecionar a guia Início e escolher o tipo de e-mail que deseja ver: não lidos, escolher categorias, com anexos ou recebidos esta semana.
7. Posso organizar melhor o meu correio?
Há uma seção a partir da qual você pode criar regras. Isso significa que, se desejar, você pode executar diferentes ações automáticas no seu e-mail. E isso tornará as coisas muito mais fáceis para você. Basta clicar no botão de menu Regras e alertas .
Escolha Nova Regra para configurar a opção que você considera . Você verá que pode marcar as mensagens de uma determinada pessoa para acompanhamento, mover mensagens para pastas específicas ou reproduzir certos sons ao receber e-mails de alguém. As opções são muito amplas e totalmente configuráveis.
8. E se eu quiser enviar uma mensagem sem mostrar nenhum destinatário?
É um gesto muito simples, mas muitas pessoas se esquecem. E isso acontece com muita frequência. Se você deseja enviar mensagens sem mostrar nenhum destinatário, tudo o que você precisa fazer no Outlook é adicionar todos os destinatários na caixa Cco em vez de CC. Dessa forma, ninguém verá quem mais recebeu a mensagem.
9. Um e-mail pode ser programado para ser enviado em um horário específico?
Agendar uma mensagem de e-mail é muito fácil. Dentro da mensagem em questão, acesse o botão Atrasar entrega. Aqui você pode escolher a que horas deseja enviar a mensagem e muitas outras opções. Desta forma, você pode entregar sua mensagem na hora que quiser.
10. Como configurar uma resposta automática?
É tempo de férias, então você precisa configurar as mensagens clássicas de resposta automática. São muito úteis para avisar aos nossos contactos que não estaremos disponíveis durante determinados dias. Para configurá-lo, escolha Arquivo> Respostas automáticas> Enviar respostas automáticas.
Você pode definir um intervalo específico para que essas mensagens sejam enviadas automaticamente. Embora você também possa desativar as respostas manualmente. No espaço Dentro da minha organização deverá escrever a resposta que lhe interessa e clicar em OK.
11. Tenho a opção de adicionar notas ou lembretes?
Claro, já indicamos que Outlook é uma ferramenta muito útil para gerenciar e-mail, mas também para atuar como um assistente. Você pode adicionar notas clicando no seguinte atalho Ctrl + Shift + N . Verá que imediatamente aparece uma espécie de nota semelhante a um post-it, que pode pendurar em qualquer espaço.
No início tem um tom amarelado, como os post-its reais , mas você pode modificar o tom com a cor que quiser. Em seguida, você pode gerenciar essas notas como lhe convier.
12. Posso criar uma lista de distribuição?
Sim, é uma opção muito prática para evitar ter de adicionar os mesmos remetentes de sempre a um email ou lista de distribuição. No namespace, escolha o nome do seu grupo de contatos.
Em seguida, você terá que escolher os diferentes membros. Você pode fazer isso na lista de contatos. Em seguida, salve e feche. Sua lista de distribuição já terá sido criada e você pode enviar as mensagens comuns que desejar .
13. Como economizar espaço?
A inércia do dia a dia faz com que muitas vezes as mensagens se acumulem. Na seção Arquivo, você terá diferentes opções, que você pode ver clicando no botão Ferramentas de limpeza. Aqui você encontrará Limpeza da caixa de correio, pasta Esvaziar itens excluídos e Arquivo morto . Use-os regularmente para manter tudo em ordem.
14. Posso usar o Gmail no Outlook?
A resposta é sim. E será útil se você preferir usar o Outlook para se organizar. Abra o Gmail e clique na seção Configurações. Em seguida, na guia Encaminhamento e correio POP / IMAP , escolha a opção Ativar IMAP. Salve as alterações.
Em seguida, você terá que acessar seu e-mail e inserir as informações correspondentes à conta. Você tem as informações de que precisa abaixo. Acesse as Configurações da conta, em Arquivo , para inseri-las e começar a desfrutar do seu e-mail do Gmail no Outlook.
15. Como fazer uma cópia de segurança dos meus emails?
Os backups são vitais se quisermos preservar os e-mails mais importantes. Especialmente se os usarmos para trabalhar. Selecione Arquivo> Abrir> Importar. Escolha a opção Exportar um arquivo. Selecione Arquivo de dados do Outlook (.pst) e clique em Avançar.
Escolha a conta / pasta da qual deseja fazer backup, escolha um local para armazenar o arquivo e clique em OK. Você também pode protegê-lo com senha.
16. Como criar modelos?
Abra uma nova mensagem e escreva o modelo desejado. Deve ser um texto que você envia com frequência e que, nesse sentido, não precisará repetir. Quando terminar, escolha Arquivo> Salvar como> Salvar como tipo> Modelo do Outlook . Insira um nome de modelo e salve.
Para usar o modelo, no Outlook, vá para Início> Novo> Novos itens> Mais itens e Escolher formulário . Toque em Pesquisar> Modelos de usuário no sistema de arquivos. Você verá que a pasta de modelos é aberta e você deve resgatar a mais apropriada. Escolha Abrir, adicionar destinatário e enviar.
17. Como manter a agenda mais visível?
O calendário do Outlook é muito útil, mas para acessá-lo é necessário fazer algumas pesquisas. Uma opção interessante é baixar este add-on, que permitirá instalar a agenda como papel de parede do seu computador . Desta forma, você terá todos os compromissos e tarefas em vista. É chamado Outlook On Desktop e deve ser baixado como um extra.
18. Posso agrupar as mensagens?
Com o Gmail, estamos acostumados a ver mensagens agrupadas por conversas. Bem, felizmente no Outlook você pode fazer o mesmo. Para agrupar suas mensagens, acesse a aba visualização e escolha a opção Mostrar como conversas. Dentro você pode "Organizar por" e escolher diferentes formas de configurar seus e-mails.
19. Posso configurar visualizações diferentes?
Claro. O Outlook permitirá que você configure as visualizações da sua caixa de entrada de e-mail como desejar. Assim, você pode decidir se deseja ver uma prévia das mensagens, optar por não abri-las ou escolher uma visualização direita, esquerda ou vertical horizontal. As opções são múltiplas, portanto, para testar a configuração que melhor se adapta ao seu ritmo de trabalho, é melhor acessar a seção Visualizar.
20. E se eu quiser receber apenas notificações das mensagens mais importantes?
Se você é dois que recebe dezenas e dezenas de mensagens por dia, pode ser interessante configurar uma opção para receber apenas as mensagens mais importantes. Vá em Arquivo> Correio e vá até a seção Chegada da mensagem. Recomendamos que você configure esta seção para receber apenas notificações sobre o que lhe interessa. Ao mesmo tempo, você terá a opção de configurar como deseja que os alertas da área de trabalho sejam.