Às vezes gostaríamos de saber um pouco mais sobre o uso do Excel , principalmente quando temos que fazer uma tarefa que à primeira vista pode parecer simples, mas acaba se tornando tediosa por falta de conhecimento. Se é autônomo ou empresário e ainda se vê a fazer as suas faturas mês a mês no Word e com a ajuda da calculadora , vamos dar-lhe um cabograma.
Basta seguir os passos deste tutorial para poder criar o seu próprio template com o qual, apenas adicionando as informações de faturação, os cálculos serão feitos de forma automática e evitando assim ter que os fazer mês a mês.
1- A primeira coisa que você deve fazer é abrir um novo documento no Excel . Assim que tivermos o documento aberto, teremos que adicionar as informações básicas de faturamento : nosso nome e sobrenome ou nome fiscal da empresa, RG ou CIF e endereço fiscal completo. Em outra seção publicaremos os mesmos dados mas do nosso cliente, e por último, o número da fatura e a data da fatura .
2- A seguir adicionaremos os conceitos que vamos faturar, as quantidades e os valores unitários. É importante que façamos assim para que possamos adicionar as fórmulas mais tarde. Adicionaremos também uma coluna de totais e uma caixa “total” que irá somar o total dos valores para posteriormente aplicar os diferentes impostos.
3- Agora vamos somar as fórmulas correspondentes para obter nossa soma total bruta (sem impostos aplicados). O que temos que fazer é multiplicar a quantidade do conceito pelo seu preço para nos dar a quantidade. Para fazer isso, vamos escrever na célula correspondente ao total de cada conceito a seguinte fórmula = (número da célula da quantidade * número da célula do preço) , pressionamos enter e a fórmula do produto será gravada, então cada vez que escrevermos um valor e um preço será automaticamente multiplicado na caixa total correspondente.
Precisamos repetir essa operação para cada linha de conceito que temos. Vamos ver o exemplo:
O asterisco é o símbolo de multiplicação no Excel.
Depois de aplicarmos a fórmula do produto em todas as células de que precisamos, adicionaremos uma na célula "total" que soma todas as quantidades totais. Para isso, nos posicionaremos na célula na qual queremos que o resultado seja aplicado e nela escreveremos a seguinte fórmula = SOMA (célula1 total + célula2 total + célula3 total) . Vamos adicionar quantas células forem necessárias e lembramos que não é necessário procurar o número do celular, basta clicar nele para que seja automaticamente escrito em nossa fórmula. Depois de fechar os parênteses, pressione Enter e as células sempre serão adicionadas automaticamente.
4- Agora que calculamos os totais dos nossos conceitos, vamos adicionar as fórmulas correspondentes aos impostos aplicados . No caso que vai ver abaixo, vamos mostrar-lhe como aplicar os dois impostos fundamentais às faturas: o IVA e o imposto sobre o rendimento das pessoas singulares. É importante lembrar que as porcentagens não são iguais para todos os casos, portanto, você deve verificar quais são aplicáveis no seu .
Em nossos exemplos, começaremos com um IVA de 21% e um imposto de renda pessoal de 15% . Lembramos que o IVA é adicionado ao valor total enquanto o imposto de renda pessoal é subtraído , mas a fórmula para aplicá-lo é a mesma.
Para calcular o IVA e o imposto de renda pessoal, iremos para a célula que concedemos para aquele valor e escreveremos a seguinte fórmula = (número da célula do valor total * 0,21) . Ou seja, marcamos a célula do valor total, o resultado de todos os totais anteriormente somados e multiplicamos por 0,21. Será multiplicado por 0,21 se o IVA for de 21% , se fosse, por exemplo, 10%, multiplicaríamos por 0,1. No caso do IRFP calculamos como se fosse aplicar 15%, então multiplicamos por 0,15.
5- Agora temos a última etapa, que é somar a fórmula que soma o valor do ICMS e subtrai o IRS . Para isso, nos posicionaremos na célula em que queremos que apareça o resultado líquido da nossa fatura e escreveremos o seguinte (célula total + célula IVA - célula IRPF) . Fechamos os parênteses, pressionamos enter e pronto, o cálculo do líquido total agora é feito automaticamente.
Na nota fiscal você também pode adicionar outros dados como abatimentos ou adiantamentos , lembre-se que basta adicionar a fórmula somando ou subtraindo, dependendo do conceito. Você também pode incluir os detalhes da conta bancária onde deseja que seja creditada, mas o que você deve sempre adicionar é sua assinatura.
Esperamos que este tutorial tenha sido útil e torne o faturamento mensal menos árduo e complicado.