É provavelmente o cliente de e-mail mais avançado junto com o Gmail. Ao contrário deste último, o Outlook.com (o extinto Hotmail) tem um aplicativo para macOS e Windows, o que lhe confere produtividade extra por não depender de navegadores. A versão web do Outlook também possui uma série de ferramentas avançadas e, desta vez, compilamos algumas das mais interessantes.
Visualize o endereço IP de um e-mail no Outlook e Hotmail
Especialmente útil se quisermos saber a origem real de um e-mail. No Outlook esse processo é muito simples.
Dentro do e-mail que pretendemos analisar, clicaremos nos três pontos da barra de Opções e depois em Ver origem da mensagem.
Depois de clicar neste último, o Outlook exibirá uma janela como a que podemos ver acima deste parágrafo. Dentro deste menu conceitual, teremos que pesquisar o seguinte campo de texto por meio da combinação de teclas Command + F se estivermos no macOS e Linux e Control + F se estivermos no Windows:
- IP do remetente
Junto com este campo podemos ver o endereço IP do e-mail original. Será suficiente acessar um site de localização para localizar o IP dentro de um mapa.
Crie respostas automáticas no Outlook.com
Crie categorias para classificar e-mails no Outlook
Hoje, o Outlook tem duas opções para classificar e-mails na bandeja do cliente: pastas e categorias. A vantagem deste último é que podemos identificar os diferentes e-mails com cores .
A maneira mais simples de categorizar um e-mail é clicar nele com o botão direito e clicar em Categorizar . Por padrão, o Outlook habilitará várias categorias com base nas cores (Categoria Azul, Categoria Roxo…). Se quisermos criar categorias personalizadas com nomes e cores únicos, teremos que clicar na opção Gerenciar categorias ou em Nova categoria .
Converta um e-mail em PDF com Outlook.com
Você sabia que pode exportar um e-mail para PDF a partir das opções do Hotmail? Será suficiente 
.
Dependendo do sistema operacional, as opções nos permitem escolher o formato de exportação. A chave é selecionar PDF em vez de Imprimir Folha para salvar o e-mail em formato PDF, como podemos ver na imagem acima. Também podemos imprimir o e-mail em qualquer uma das impressoras que conectamos anteriormente.
Crie regras para automatizar ações no Outlook
Como um bom cliente de email, o Hotmail e o Outlook possuem todo um compêndio de ferramentas que nos permitem automatizar ações. Em ambos os aplicativos podemos encontrar essas ferramentas com o nome de Regras. Basta clicar na engrenagem na barra superior do aplicativo e selecionar Ver todas as configurações do Outlook .
Na configuração avançada do Outlook, clicaremos em Mail e por último em Regras . Agora só teremos que preencher os dados para criar uma nova regra. Em Condição indicaremos a regra que deve ser cumprida para posteriormente indicar uma ação na seção correspondente. Por exemplo "Quando o corpo da mensagem inclui a palavra oferta , o email será enviado para o Lixo" ou "Se o destinatário for notificaçõ[email protected] o email será enviado para a pasta Importante".
Sincronizar e-mails do Gmail com o Outlook
Se o que queremos é unificar a caixa de entrada do Gmail com a do Outlook, o aplicativo Microsoft habilita esta ação através das opções avançadas. Antes de continuar, no entanto, teremos que ir para Gmail.com e configurar as respectivas opções. Neste artigo, explicamos todas as etapas em detalhes.
Depois de configurar o Gmail corretamente, só teremos que ir para a opção Sincronizar e-mail na seção Correio nas configurações do Outlook e adicionar nosso endereço do Gmail para sincronizar e-mails com o Outlook. Para localizar os e-mails, o Google Outlook criará uma pasta com o mesmo nome do nosso endereço de e-mail.
Crie uma assinatura para mensagens no Hotmail e Outlook
A assinatura é outro elemento que podemos configurar no Hotmail para personalizar ainda mais nossos e-mails. "Atenciosamente, María Belén", "Pode contactar o serviço de apoio ao cliente através do número 612 34 56 78", "Horário de atendimento de segunda a sexta das 08:00 às 20:00" ...
Para configurar este parâmetro, teremos que voltar para a Configuração Avançada do Outlook. Na seção Correio, e mais especificamente na opção Escrever e responder , criaremos uma assinatura personalizada seguindo o padrão indicado acima.
Abaixo do campo de texto podemos indicar se queremos incluir a assinatura em todos os e-mails (respostas a um e-mail, tópicos de mensagens ...) ou apenas nos que escrevemos do Outlook.com. Também podemos adicionar imagens e formatação às letras, se desejarmos.
Remova todos os spams e assinaturas do Outlook de uma só vez
Não é um caso isolado. Seja por descuido ou pura negligência, a caixa de entrada de nosso cliente de e-mail tende a se encher de anúncios e promoções de incontáveis listas de assinaturas, serviços e empresas de terceiros. Para remover todas essas assinaturas de uma só vez, podemos nos referir à configuração avançada do Outlook .
Na seção Correio na opção Assinaturas , podemos ver uma lista completa com todas as assinaturas de listas e serviços. Teremos apenas que clicar em Cancelar assinatura para parar de receber e-mails de spam.
Filtre e-mails por tamanho para excluir depois no Outlook
Se quisermos liberar espaço na caixa de entrada de nosso cliente Outlook, uma boa forma de proceder é recorrer a comandos nativos da Microsoft . Basta inserir qualquer uma das sequências de texto que veremos abaixo para filtrar os e-mails pelo tamanho que ocupam.
Podemos proceder de duas maneiras: indicando uma quantidade de MB ou usando o tamanho padrão do Outlook.
Por tamanho predefinido
- Tamanho da mensagem: muito pequeno - Emails menores que 10 KB.
- tamanho da mensagem: pequeno - Emails entre 10 e 25 KB de tamanho.
- Tamanho da mensagem: Médio - Emails entre 25 e 100 KB de tamanho.
- Tamanho da mensagem: Grande - Emails entre 100 e 500 KB de tamanho.
- Tamanho da mensagem - muito grande - e-mails entre 500 KB e 1 MB.
- Tamanho da mensagem - Enorme - Emails maiores que 5 MB.
Por tamanho exato
- tamanho da mensagem:
- tamanho da mensagem:> N : e-mails cujo tamanho é maior que a quantidade especificada em N. Por exemplo, tamanho da mensagem:> 123 MB
Desformatar um texto no Outlook
Um problema muito comum com o Outlook e outros clientes de e-mail tem a ver com a herança de formatação ao escrever um rascunho. Se tivermos escrito a mensagem em um editor alternativo (Word, Pages, Google Docs ...), o normal é que ela "fique" com o formato original.
Para escrever um texto simples, tudo o que você precisa fazer é clicar nos três pontos Opções na barra de texto do e-mail e selecionar Remover formatação com o texto selecionado . O formato desaparecerá automaticamente.
Melhores atalhos de teclado para Outlook e Hotmail
Seja na versão web ou na versão desktop do Outlook, o cliente de e-mail da Microsoft oferece suporte a um bom número de combinações e atalhos de teclado para automatizar certas ações . Vejamos alguns dos mais interessantes.
Atalhos de e-mail do Outlook
- Crie um e-mail : Control + N (Command + N)
- Envie um e-mail : Control + Enter (Command + Enter)
- Responder a um e-mail : Control + R (Command + R)
- Responder a todos os remetentes por e-mail : Shift + R
- Encaminhar um e-mail : Shift + F
- Salvar rascunho de um e-mail : Control + S
- Descartar rascunho de e - mail : Escape
- Selecione todas as mensagens em um e-mail : Control + A (Command + A)
- Exclua todas as mensagens de um e-mail : Escape
- Insira um link ou hiperlink : Control + K (Command + K)
Atalhos da caixa de entrada do Outlook
- Abra um e-mail : O ou Enter
- Fechar um email : Escape
- Abra o seguinte e - mail : Control +. (Command +.)
- Abra o e - mail anterior : Control +, (Command +,)
- Desfazer a última ação : Control + Z (Command + Z)
- Eliminar um e-mail : Excluir ou Excluir
- Excluir um e-mail permanentemente : Shift + Delete
- Crie uma pasta : Shift + E
- Marcar um e-mail como lido : Control + Q (Command + Q)
- Marque um e-mail como spam : J
- Marcar um e-mail como não lido : Control + U (Command + U)
- Arquivar um e-mail : E
Atalhos de navegação do Outlook
- Pesquisar palavras em um e-mail : Alt + Q
- Mostrar ajuda : Shift + /
- Vá para Mail : Control + Shift + 1 (Command + Shift + 1)
- Ir para o calendário : Control + Shift + 2 (Command + Shift + 2)
- Vá para Contatos : Control + Shift + 3 (Command + Shift + 3 (
- Vá para Tarefas : Control + Shift + 4 (Command + Shift + 4)
- Vá para a caixa de entrada : G e depois eu
- Vá para Rascunhos : G e D
- Vá para Enviados : G e depois S
