As grandes ou médias empresas contam com um sistema com programas de cobrança que as auxiliam na guarda rigorosa de suas notas fiscais e despesas correntes ou extraordinárias. No entanto, os pequenos freelancers geralmente administram o melhor que podem. Às vezes, eles controlam suas faturas em documentos do Excel. E, no pior dos casos, podem até fazer as faturas em uma simples palavra . Isso, no longo prazo, acaba sendo um problema.
Primeiro, porque qualquer freelancer - por menor que seja - deve manter um controle exaustivo de suas finanças. Certifique-se de que todas as suas faturas estão em ordem, que as retenções foram calculadas corretamente e que, em última instância, você recebe e paga os pagamentos dos fornecedores em dia .
Na Internet, são inúmeras as propostas, tanto de software quanto de serviços online, para gerenciar o faturamento. No entanto, a maioria deles nos oferece um período de teste gratuito e depois passa para um serviço pago , o que nem sempre é fácil para muitos freelancers.
Seja qual for a sua situação, se você está pensando em organizar suas contas e manter um bom controle de seus gastos, hoje queremos recomendar uma ferramenta que testamos. E isso está fazendo maravilhas para nós. Também é gratuito e não inclui nenhum período de teste ou limitação de seus recursos.
Selfconta, um sistema gratuito para manter seu faturamento
Tentamos e pesquisamos muitas ferramentas, mas esta é uma das que mais nos convenceu. Na verdade, já realizamos nosso faturamento pelo Selfconta. É assim que esse sistema é chamado.
É intuitivo, fácil de usar e inclui mensagens e orientações muito parecidas com as de casa. Isso não é contra você, muito pelo contrário. E faz com que a tarefa de fazer faturas não seja uma provação de uma vez por todas . Especialmente se isso é o que você menos gosta em seu trabalho. Porque no caso do autônomo tem que assumir tudo!
Mas comece a usar o Selfconta agora. Tudo o que você precisa fazer é acessar esta página e se registrar. Clique em Cadastre-se gratuitamente! e digite seu endereço de e-mail e senha. Ao criar uma conta, você passará a ter acesso a esta ferramenta de cobrança. Também será necessário incluir seus dados como freelancer ou empresa , pois estes devem constar em todas as suas faturas.
Quando estiver lá dentro, recomendamos que você salve o endereço //mispapeles.es/login.php em seus favoritos. A partir daqui você terá acesso direto ao seu faturamento , a qualquer hora que desejar.
Como começar a criar faturas
Quando você estiver dentro, verá que não tem nenhuma receita ou despesa para começar. É normal, você ainda não foi liberado! Para criar uma primeira fatura, clique em Receitas (a primeira opção na barra superior). Basta clicar no botão Criar.
Uma página em branco se abrirá e você terá que inserir os primeiros dados . Isso inclui:
- Nome do cliente
- ID do cliente / CIF
- Data (se você não modificar manualmente, a data de hoje aparecerá)
- Número da fatura (um será atribuído consecutivamente)
Adicionar dados do cliente
Se o cliente for novo, você deverá inserir todos os seus dados completos. Neste caso, uma janela será ativada automaticamente e aqui você poderá inserir o nome e o código postal. Se o cliente for identificado no Selfconta , provavelmente os outros dados serão adicionados automaticamente. Isso pode acontecer em casos de grandes empresas ou que já tenham sido previamente identificados por outros usuários do Selfconta.
Se o sistema não te facilitar, terá que ser você quem vai adicionar o DNI / CIF e os dados opcionais (país, província, localidade, morada, pessoa de contacto, telefone e e-mail). Se inserir um endereço de email, a Selfconta ficará encarregada de enviar a fatura diretamente ao cliente (desde que tenha efetuado este pedido).
Adicione os conceitos à fatura
Agora vamos continuar com os conceitos, a parte central da nota fiscal. Aqui você deve especificar os serviços ou produtos que oferece ao seu cliente e pelos quais receberá o pagamento correspondente. Na primeira caixa, deve selecionar se já efetuou uma venda de mercadoria, se prestou um serviço ou se se trata de um rendimento de aluguer. Embora você deva saber que aqui você pode gerar o produto ou serviço de sua preferência. Você tem total liberdade para ajustá-lo às suas necessidades e às de sua empresa.
A seguir deverá digitar a descrição do produto ou serviço , a quantidade, o preço unitário e se vai aplicar algum desconto. No final desta mesma linha, você verá que existem duas caixas para impostos. O primeiro é para o IVA (escolhendo a taxa aplicável, seja 20, 10, 4 ou 0%) e o segundo é para o imposto de renda pessoal retido na fonte (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% e 24%).
Lembre-se de que estes devem ser aplicados para cada um dos conceitos e não ao final, como geralmente é feito em muitas faturas. Dê uma boa olhada nisso, porque se você não perceber, pode esquecer e acabar gerando uma fatura errada.
O sistema calculará automaticamente as porcentagens. Além de somar e subtrair todas as quantidades necessárias . O que você obterá no final será uma fatura completa, sem erros e com todos os cálculos aplicados.
Incluir informações sobre o sistema de coleta
No final da nota fiscal, você deverá indicar a forma de pagamento . Aqui você tem diversas opções (Cheque, Dinheiro, Crédito, Reembolso de depósito, Nota promissória, PayPal, Débito direto, Remessa bancária, Cartão de crédito e Transferência bancária). Dependendo da opção que você escolher, será necessário indicar uma conta em banco.
Quando terminar, clique em Salvar ou Salvar e sair se quiser obter outra fatura ou fechar o programa de cobrança. Dentro desta mesma seção, você tem a opção de enviar a nota fiscal ao cliente (por e-mail) ou imprimi-la, seja em papel ou para gerar um documento PDF.
Como criar faturas recorrentes
A Selfconta inclui diversas opções para tornar este sistema de faturamento mais pessoal e prático. Um dos mais importantes é o chamado Contas recorrentes . Se você sempre oferece o mesmo serviço a um cliente e paga por um serviço mensal, pode ativar esta opção.
Este é um recurso que permite enviar uma fatura recorrente a um cliente mensalmente. Desta forma, por exemplo, se faturar 300 euros por mês por um serviço específico , não será necessário gerar a fatura manualmente todos os meses. A Selfconta se encarregará de fazer isso com todos os dados que você inseriu.
Além disso, deverá ter adicionado o endereço de email do cliente, para que o sistema o envie automaticamente. E você nem mesmo precisa lidar com isso. Para ativar esta opção, acesse uma das notas fiscais geradas e vá até o final. Uma vez aqui, marque a opção Tornar recorrente . Você não precisa fazer mais nada.
Se você deseja ver quais são suas contas recorrentes, basta ir para a opção Receita> Contas recorrentes . A partir daqui poderá realizar todos os passos que considere necessários relativamente a este tipo de fatura.
Personalize as faturas
Se desejar, a Selfconta também oferece a possibilidade de personalizar suas faturas. Desta forma, pode adaptá-los ao seu gosto (estético) e selecionar as combinações de cores que mais gosta. Para fazer isso, clique no botão Configurações (é a roda dentada no canto superior direito) e escolha Design de fatura .
Aqui você pode acessar diversos designs , fazer upload do seu logotipo, escolher a combinação de duas cores e dois tipos de letras, uma para os títulos e outra para o texto. No final, você também pode escolher se deseja adicionar caixas para dados opcionais (Título, Distribuição de pagamento, Anotações, Porcentagem de desconto, Porcentagem de retenção e Telefone). Quando terminar, clique no botão Salvar.
Como controlar suas despesas, fazer orçamentos e notas de entrega
Se desejar, você só pode usar esta ferramenta para controlar suas faturas . Principalmente se você já conta com a ajuda de um gerente. Mas se não for este o caso e quiser manter o controlo total das suas finanças como freelancer, tem a possibilidade de adicionar despesas ao sistema. O procedimento é exatamente o mesmo que você usa para registrar faturas.
Somente neste caso, você deverá clicar na seção Despesas. Clique no botão Criar para adicionar uma nova despesa e selecione o provedor. Você pode inseri-lo da mesma forma que gerou um cliente. E repita quantas vezes forem necessárias.
Por outro lado, deve-se ter em mente que dentro de suas tarefas de administração e gestão também haverá a preparação de orçamentos e guias de remessa . Esta é uma opção que você encontrará na seção Mais, onde você poderá criar todos esses documentos e mantê-los em ordem.
Além disso, você também pode baixar relatórios para controlar suas despesas de tesouraria . Você pode baixá-los em formato Excel para gerenciá-los posteriormente de acordo com suas necessidades.
Veja suas receitas e despesas em um gráfico
As coisas sempre parecem melhores se estiverem em um gráfico. E o mesmo acontecerá com suas receitas e despesas. Assim que acessar esta ferramenta, você verá um resumo de todas as suas informações financeiras (desde que você as tenha inserido, é claro). Assim, rapidamente você pode verificar o seguinte:
- Quanto você faturou?
- Quanto eles te devem?
- Quanto você ganhou?
- Quanto você vai pagar de IVA?
Isso será muito bom para você evitar surpresas ao pagar seus impostos trimestrais. E você poderá ter uma idéia muito aproximada - para não dizer exata - do dinheiro que deve economizar ou administrar. No topo da tela, logo acima dos gráficos, você pode fazer uma seleção por meses, trimestres ou anos .
Se desejar, também pode indicar quais são seus objetivos, tanto na seção de receitas quanto nas despesas. Basta clicar no botão Personalizar . Uma página será exibida para receitas e despesas para o ano inteiro. Basta inserir os valores de cada um dos meses e clicar no botão Salvar. Cada vez que você abre a ferramenta, pode verificar se atingiu seus objetivos.