Se você usa seu e-mail do Gmail para negócios e negócios pessoais, é provável que sua caixa de entrada esteja uma bagunça. Quando usamos o Outlook, costumávamos criar pastas e mais pastas para manter nossas mensagens bem classificadas.
Na verdade, isso nos deu a sensação de que o Gmail é mais difícil de organizar. Mas na realidade não é assim. O e-mail do Google tem à sua disposição um bom número de ferramentas que podem nos ajudar (e muito) a manter o correio em ordem .
Hoje queremos dar algumas dicas. Para que sua caixa de entrada do Gmail deixe de ser seu pior pesadelo . Vamos lá!
Personalize sua caixa de entrada
Há algum tempo, o Gmail nos oferece a capacidade de classificar as mensagens por meio de guias. Esta é uma opção super importante, porque deixa (finalmente) de lado as mensagens correspondentes a assinaturas, ofertas e outras complicações publicitárias . E faz exatamente o mesmo com notificações para redes sociais e outros serviços nos quais você está inscrito.
A primeira coisa que você deve fazer é habilitar essas guias. Se você já os tem, tem a opção de adicionar mais. E para isso, basta pressionar o botão Mais, localizado na extremidade direita da bandeja. Você verá que pode escolher o seguinte: Principal, Social, Promoções, Notificações e Fóruns .
Mas você ainda pode personalizar sua caixa de entrada. E ajudá-lo destacando as mensagens mais importantes. Na opção Caixa de entrada, clique na pequena seta para escolher o tipo de caixa de entrada que deseja .
Escolha ver o mais importante ou o não lido primeiro para se organizar de acordo com suas necessidades . Dessa forma, nenhuma outra mensagem de e-mail será perdida no limbo.
Use etiquetas coloridas e estrelas
Você já usou etiquetas coloridas e estrelas? Você encontrará os marcadores por padrão e pode criá-los em cada e-mail. Você também pode fazer isso do lado esquerdo da caixa de entrada. Toque em Mais e selecione Criar novo marcador. Você terá que dar um nome e clicar em Criar. Em seguida, você também pode escolher uma cor.
Os rótulos aparecerão no lado esquerdo da página. Assim, você sempre pode ver todos os e-mails classificados nessa tag .
Outra opção são estrelas coloridas. Dentro da caixa de entrada, você pode clicar à esquerda da mensagem para se destacar . Se estiver com a mensagem aberta, basta clicar em Mais e em Destaque. Mas e se eu quiser outras estrelas e sinais coloridos? Pressione quantas vezes você quiser para abrir o que você precisa.
Se você ainda não ativou as estrelas coloridas, deverá acessar a seção Configurações. Basta clicar na engrenagem (no canto superior direito da página) e ir para a seção Estrelas . Arraste as estrelas que deseja usar para a seção "Em uso". Salve suas alterações na parte inferior da página.
Classifique as mensagens automaticamente
Se você já criou todas as pastas e marcadores necessários, é importante criar uma regra para que, ao entrar na sua caixa de entrada, essas mensagens sejam classificadas automaticamente. Acesse as Configurações de e-mail e clique na guia Filtros e endereços bloqueados.
Clique em Criar um novo filtro. Você terá que inserir os parâmetros que você considera. Por exemplo, mensagens de um remetente específico (ou vários), assuntos específicos, palavras-chave ... Em seguida, escolha Criar filtro . Você pode escolher diferentes opções. Quando terminar, clique no botão azul Criar filtro.
Habilitar visualização
A função de visualização é um recurso que está disponível há muito tempo, mas a verdade é que ainda está no laboratório do Gmail. O que ele oferece a você é a capacidade de ler uma mensagem sem ter que abri-la . Desta forma, se você tem centenas e centenas de mensagens para abrir, esta funcionalidade será ótima para você se organizar melhor.
Para habilitar a visualização, vá para Configurações e a guia Labs. Encontre a funcionalidade de Visualização e escolha Habilitar. Quando terminar, não se esqueça de salvar suas alterações.
Exclua arquivos desnecessários
Se você é um daqueles que recebe muitos e-mails por dia, é melhor começar a deletar conteúdos desnecessários. Não perca de vista o fato de que o Google oferece apenas 15 GB e que em breve você poderá preenchê-los. Nesse caso, é melhor esvaziar o lixo. Você também pode esvaziar o spam, porque é mais provável que centenas de mensagens se acumulem nele.
Mas se o que o preocupa são as mensagens mais pesadas, recomendamos que faça uma pesquisa dentro da barra, indicando “maior” , seguido de dois pontos e o tamanho que pretende pesquisar. Por exemplo, você pode indicar mensagens de até 50 megabytes "50 m". A única coisa que você precisa fazer a seguir é excluir as mensagens de que não precisa.
Receba notificações em sua área de trabalho
Se você costuma trabalhar em seu computador e não quer ficar olhando a bandeja do Gmail o tempo todo , é necessário habilitar as notificações na área de trabalho. Desta forma, verá imediatamente os emails que recebeu e poderá abri-los se os considerar importantes.
Para habilitar essa opção, vá para a seção Configurações e vá para a seção Notificações da área de trabalho . Escolha Ativar novas notificações por email, Ativar notificações importantes por email ou Desativar notificações por email. Salve as alterações.
Faça pesquisas mais inteligentes
Encontrar rapidamente os arquivos de que você precisa é vital para avançar no seu dia a dia. Você não pode perder tempo percorrendo as páginas do seu e-mail . Você tem diferentes opções para restringir suas pesquisas:
- de: e um nome e sobrenome (se quiser), para encontrar todas as mensagens que alguém lhe enviou
- assunto: para encontrar um certo assunto
- tem: anexo para localizar mensagens com anexos. Se você quiser, pode combinar esta opção com from: e o nome da pessoa, para encontrar os anexos de alguém
- - (um travessão) para excluir termos específicos, se você quiser omitir mensagens específicas que trocou com alguém ou sobre um determinado tópico
- OU: quando você não sabe pesquisar, por exemplo, from: ana OU from: jesús
- "" (Aspas): se você quiser pesquisar por palavras muito específicas
- () (parênteses) : se você quiser juntar dois conceitos inseparáveis
- em: e o nome da pasta que você deseja encontrar
Com essas dicas, você terá organizado muito bem sua caixa de entrada. Portanto, a única coisa que você precisa fazer é colocá-los em prática e se acostumar com o seu funcionamento. Se você seguir essas dicas, sua caixa de entrada do Gmail será a inveja de sua vizinhança.