Deseja que seu computador trabalhe para você durante as férias? Você pode não conseguir fazer com que ele execute todas as tarefas, mas pode ajudá-lo a descansar mais pacificamente. Se você for viajar (algo bastante comum nesta época do ano), avise automaticamente quem lhe envia e-mails. Desta forma, ao enviar uma mensagem, eles receberão uma resposta com o texto à sua escolha. Mas pode ser algo como " Estarei de férias até hoje" ¦ Entretanto, pode contactar "¦ "
Bem, isso levará alguns minutos. Mas assim você poderá curtir o descanso com a tranquilidade de deixar tudo amarrado e bem amarrado. Basta seguir os próximos passos ”¦
Se trabalha numa empresa que dispõe de serviço de correio avançado, talvez já tenha uma opção criada para o efeito. Usando o programa de e-mail mais popular, o Outlook da Microsoft, esta opção se encontra no menu Ferramentas e é chamada de “Assistente de Ausência Temporária”. Se for este o seu caso, o processo é muito mais simples e automático.
Se esta opção não aparecer no menu Ferramentas, você também pode aproveitá-la. Porém, neste caso, deve ser esclarecido que a mensagem só será enviada automaticamente depois de fazer o download do e-mail no Outlook e no mesmo computador em que o programou.
Antes de sair, para gerar esta resposta automática, você deve seguir os seguintes passos:
1) Escreva a mensagem de resposta automática . Crie uma nova mensagem (selecione Novo na barra de ferramentas ou digite Ctrl + U) e escreva o assunto e o corpo da mensagem que será enviada a todas as pessoas que escreverem para você durante sua ausência. Por exemplo, podemos colocar algo como “ De 1º de agosto a 15 de agosto, estarei fora do escritório de férias. Por esse motivo, terei acesso limitado ao meu e-mail. Se for um assunto urgente, por favor, entre em contato com o Sr. Pérez pelo telefone XXX ou pelo e-mail ”¦ ”
Assim que a mensagem for escrita (não se esqueça de colocar um assunto, como "resposta automática" "ausente para férias") salve as alterações. Esta mensagem irá para a pasta Rascunhos. Abra esta pasta, selecione a mensagem (não abra, apenas selecione-a com o botão esquerdo do mouse) e vá ao menu Arquivo e escolha "Salvar como" ¦ "
Uma caixa de diálogo aparecerá para você escolher um nome de arquivo e extensão. Escolha um nome de que você se lembrará mais tarde. É importante que na opção "Salvar como tipo" você selecione "Modelo do Outlook". Você dá para salvar e vai para a próxima seção.
2) Crie uma regra em seu programa de e-mail . Uma regra é um comportamento automático que o programa executa ao receber ou enviar uma determinada mensagem. Isso funciona para este truque, mas também para muitas outras possibilidades. Por exemplo, exclua ou salve automaticamente mensagens de uma pessoa ou com um determinado texto no assunto em uma pasta.
No menu Ferramentas, selecione "Regras e Alertas". Pressione o botão "Nova regra" e escolha as seguintes opções "Começar com uma regra em branco" e "Verificar as mensagens quando chegarem". Clique em Avançar.
Na Etapa 1, temos que escolher as condições. Vamos explicar as condições a escolher para que a mensagem chegue a todo o mundo, mas se pretende enviar este aviso de feriado apenas a determinadas pessoas, basta escolher outras opções para personalizar o processo. Selecione "onde meu nome está na caixa Para ou CC" e clique em Avançar. Na outra janela, escolha "responder usando um modelo específico" E clique na frase "um determinado modelo" para escolher o modelo que acabou de criar. Caso não apareça na janela, no menu suspenso "Pesquisar em" selecionamos "Modelos de usuário no sistema de arquivos".
Clique em Abrir e em Avançar para ir para a janela de exceções. Aqui você pode personalizar algumas exceções com base em inúmeras variáveis. Quando terminar, clique em Avançar. Por fim, atribua um nome à regra e opte por ativá-la agora ou não. Se ainda não quiser ativá-lo, você pode fazer isso mais tarde. Por fim, clique em Concluir.
3) Estamos saindo de férias . Agora é a hora de ativar a regra que você acabou de criar. Volte ao menu Ferramentas e escolha "Regras e alertas". A regra criada deve aparecer aqui. Para ativá-lo, basta selecioná-lo na caixa à esquerda da régua. Pressione Aceitar e pegue as malas. A partir de agora, quando você se conectar ao e-mail, estará enviando automaticamente a mensagem de feriado para todos que escreverem para você nessas datas.
Saiba mais sobre como usar o Assistente de ausência temporária nesta página da Microsoft.