Ao trabalhar em equipe - no mesmo escritório ou em casa, cada um em um computador diferente - você deve controlar muitas coisas . Um dos mais importantes, sem dúvida, são as férias. O horário de descanso de toda a equipa tem que ser levado em consideração, de forma a organizar bem o trabalho e saber a todo o momento quais os reforços que teremos disponíveis. Uma opção interessante é controlar as férias de todos a partir de um mesmo documento, tanto em formato digital , sincronizando as informações de todos de um calendário comum ou mesmo voltando às fórmulas antigas, imprimindo um calendário para pendurar no escritório, para ter sempre em mente os períodos de férias em formato físico. Hoje, queremos ajudá-lo com cinco opções diferentes para criar calendários de férias para funcionários . Quer começar a se organizar melhor? Bem, vamos!
1. Use planilhas do Google
É fácil e rápido. Você pode criar um modelo. A imagem que você vê no topo vai te ajudar a ter uma ideia de como pode ser , mas é claro que para funcionar para você você tem que adaptá-lo às suas necessidades e modus operandi. Na primeira coluna, você deve adicionar o nome de todos os funcionários e / ou colegas de trabalho e, em seguida, adicionar todas as datas que lhe interessam. Se você estiver preparando o calendário de férias de Natal , deverá adicionar os meses de dezembro e janeiro. O mesmo acontece com a Páscoa e o verão, período em que quase todas as pessoas costumam demorar mais dias para descansar. Crie todas as seções que você considera adequadase acrescente as informações que considera necessárias para se organizar (por exemplo, se faltar a Silvia e precisar de ajuda, pode ligar para o Carlos e fornecer todos os dados de contacto para que ninguém tenha problemas nos dias de ausência).
Para tudo isso, a única coisa que você terá que fazer a seguir é marcar os dias que você leva cada um em uma cor diferente. As vantagens deste calendário são várias: primeiro, que todos vocês podem ver quando cada um de seus companheiros estará ausente; em segundo lugar, que você mesmo pode editá-lo e fazer as correções que considerar pertinentes . Para isso, o encarregado de preparar o calendário deverá compartilhar o documento com todos e você poderá acessá-lo.
2. Baixe um modelo Excel
Se você preferir usar o Excel, aqui está outro recurso interessante. A partir desta página, eles nos oferecem um modelo em Excel para organizar um calendário de férias. A verdade é que é muito semelhante ao modelo que recomendamos anteriormente, embora neste caso só o possa editar através do programa Microsoft . A vantagem deste calendário é que ele está perfeitamente atualizado para 2017 e já está totalmente configurado. Se você não é muito ágil na confecção de templates de dados, neste caso você já terá feito tudo e só será necessário inserir os nomes e feriados de cada um dos membros de sua equipe. Você deve saber, é claro, que, em princípio, você não poderá modificar o documento na nuvem e que não poderá compartilhá-lo e fazer com que todos vejam as mudanças em tempo real. Porém, se este recurso funcionar bem para você, aqui ele está pronto para download .
3. Crie uma agenda para o Google Agenda
É claro que o mais prático para todos, principalmente se forem usuários de produtos Google , é criar um calendário de feriados para ser sincronizado com o Google Calendar . O que você vai ganhar com isso? Bem, muito fácil. Em primeiro lugar, terá o calendário sempre disponível para todos a partir do seu telemóvel ou de qualquer dispositivo que tenha sincronizado. Em segundo lugar, todos terão acesso ao calendário . Nós dizemos como. A primeira coisa que você precisa fazer - como um organizador de calendário - é acessar o Google Agenda . Em seguida, clique no botão Calendários e escolha a opção de criar um novamente. Dê a ele o nome que você quiser: pode ser, por exemplo, Calendário de feriados de 2017.
Depois de criado, tudo o que você precisa fazer é compartilhá-lo com outras pessoas. Insira os endereços de contato de seus colegas de trabalho e pronto. A partir deste momento, todos os membros da equipa indicarão o dia em que vão tirar férias e o dia de regresso , podendo assinalar todos os dias em que vão faltar. Ao mesmo tempo, podem fazer qualquer indicação, como deixar um telefone para emergências ou dar outro nome de um colega que possa resolver qualquer incidente durante seus dias fora.
4. Você está mais confortável com o Outlook?
Se você usa o Outlook como uma ferramenta para se organizar, pode se sentir mais confortável criando um calendário de férias por meio deste programa da Microsoft . Nesse caso, basta abrir o Outlook e começar a trabalhar, porque ... você sabia que também pode fazer calendários e compartilhá-los? Clique em Grupo de calendários> Criar novo grupo de calendários . Dê a ele um nome que ajude você a identificá-lo: Calendário de feriados 2017 Empresae selecione todos os contatos com os quais deseja compartilhá-lo. Se você adicionou os endereços de e-mail de seus colegas, será muito fácil. O calendário será compartilhado e todos podem adicionar as datas em que você vai tirar férias. Fácil, certo?
5. Um calendário de feriados para impressão
Se você é da velha guarda e prefere ter um calendário pendurado no painel de informações ou na mesa de trabalho para se manter atualizado com as férias de todos, talvez seja interessante que além de fazer os calendários digitais que propomos anteriormente, também fizeram um calendário para imprimir. Vamos propor alguns modelos que você pode usar e modificar facilmente no Microsoft Word e Microsoft Excel . Por exemplo, você tem o calendário de Tarefas Semanais , uma opção muito colorida e prática com a qual você pode adicionar as férias de cada um de seus colegas semana a semana. Você terá que imprimir várias folhas,Mas pode ser útil se tirar férias na sua empresa por períodos muito específicos: ou seja, nos meses de verão, no Natal ou na Páscoa. Neste caso, você pode modificá-lo através do Microsoft Word , para que não encontre muitas complicações.
Mas tem mais. Aqui você tem um calendário perpétuo que pode usar em qualquer ano e que também pode modificar no Excel , o que é sempre muito mais prático na hora de organizar temas e datas. Também encontramos um sistema de organização de eventos para edição em Excel que pode ajudá-lo a adicionar datas e nomes, bem como qualquer outra informação ou detalhe que você deva saber. Quando terminar de editar, tudo o que você precisa fazer é imprimir e pendurar. Você pode fazer cópias para que todos os colegas também tenham isso em mente. Você verá, em qualquer caso, que é um modelo que pode ser útil para organizar uma infinidade de tarefas diferentes, além de calendários de férias.
E você, como organiza as férias no seu escritório? Conte-nos seus truques nos comentários abaixo!