Movimentar-se pelo Excel como um peixe na água é essencial se você deseja avançar em seu trabalho. Embora seja verdade que hoje temos múltiplas alternativas para criar planilhas, a Microsoft ainda continua sendo uma das ferramentas mais poderosas para criar arquivos de dados .
O que propomos hoje são dez truques simples, mas práticos do Excel, que o ajudarão a dominar essa ferramenta útil . Ou pelo menos para começar. Eles ajudarão você a gerenciar seus arquivos e dados de forma mais ágil e sem a necessidade de se complicar.
Aqui estão 10 dicas úteis para dominar o Excel . Usamos a versão mais recente do Excel 2016 como base para a maioria das capturas, embora a maioria das dicas também funcione com versões anteriores do programa.
1. Mova os dados
Vamos começar com algo fundamental. Transfira dados de uma célula para outra . Uma das ações que mais realizamos quando trabalhamos com um documento Excel. Na verdade, é um gesto muito básico, mas que deve ser conhecido.
Assim, se o que queremos é mover uma coluna com todos os dados que ela contém , basta selecioná-la e mover o mouse até a borda, até que apareça uma cruz de setas. Depois, basta arrastar a coluna para colocá-la no lugar certo. Se também quisermos copiar estes dados, só será necessário pressionar a tecla Control. E então arraste.
Depois de selecionar uma coluna do Excel, basta mover o cursor para uma das arestas até que apareça a mira e depois arrastar a coluna
2. Selecione tudo
Quando você precisa selecionar uma tabela de dados inteira no Excel, o trabalho pode ser muito complicado. Principalmente se o documento for grande. A utilidade de selecionar tudo é muito prática ao exportar dados para outra tabela, por exemplo. A única coisa que você precisa fazer se estiver usando uma versão anterior ao Excel 2016 é pressionar a combinação de teclas Control + A. Em seguida, você pode realizar todas as ações que considera (copiar, cortar ...). No caso de usar o Excel 2016, o atalho que funcionou para nós é Control + Shift + barra de espaço.
Você também deve saber que existe uma maneira ainda mais rápida de selecionar tudo o que funciona nessas versões. E é para apertar a seta que está bem no canto da tabela do Excel (acima do número 1 e ao lado da letra A). Basta um clique. Não é um dos truques mais inteligentes do Excel, de forma alguma, mas vai economizar tempo.
3. Adicione acesso rápido a uma ferramenta
Se você trabalha regularmente com o Excel, saberá como é importante ter todas as ferramentas à mão . Caso contrário, muito tempo será perdido e você gastará mais tempo tentando encontrar botões e atalhos do que fazendo seu próprio trabalho. O que fazemos então?
Bem, muito fácil. Crie botões de atalho rápidos para as ferramentas que mais usamos. Em princípio, com a versão nativa do Microsoft Excel, você terá três botões de acesso rápido , que você encontrará localizados na parte superior do menu. Eles são Salvar, Desfazer escrita e Refazer escrita.
Para alterar ou adicionar novos atalhos, tudo que você precisa fazer é ir para a seção Arquivo> Opções> Barra de acesso rápido . Adicione os botões que você considera apropriados e remova aqueles que não são úteis para você. Quando terminar, escolha OK.
Outra opção para acessar esta função é clicar no botão com a seta logo à direita dos botões de comando rápido. Em seguida, um menu contextual será aberto com os acessos mais comuns que podemos colocar. No caso de clicar em "Mais comandos ..." abriremos a janela de opções da qual falamos antes.
4. Restrinja os dados que podem ser inseridos na planilha
Imagine que você está trabalhando com dados e eles se movem apenas em uma série de valores. Por exemplo, com tabelas de preços cujo valor máximo nunca excederá 10.000. Em casos semelhantes, pode ser benéfico colocar uma série de limites na entrada de dados para que um aviso apareça sempre que sairmos desse intervalo.
Para fazer isso, você deve ir para a opção Dados na parte superior e, em seguida, Validação de dados. No separador Configuração podem ser estabelecidos os diferentes limites, quer através dos valores numéricos , quer através do comprimento do texto que nos permite entrar na célula. Se estivermos compartilhando trabalho com outras pessoas (ou quisermos definir um lembrete), podemos incluir uma mensagem de entrada e personalizar a própria mensagem de erro.
5. Ocultar linhas
Outro truque útil do Excel que pode nos dar muita diversão é ocultar linhas que não queremos que fiquem visíveis. É sobre você poder ocultar algumas colunas com resultados que não são interessantes ou que podem / devem permanecer privados . Isso é especialmente útil ao compartilhar um documento de trabalho, mas no qual não é importante ver a "sala dos fundos".
Para ocultar as linhas, é melhor selecionar as células em questão e clicar na combinação Controle e 9. Você verá que elas desaparecem instantaneamente. Se você deseja recuperá-los, é muito fácil. Basta combinar as seguintes teclas: Control + Shift + 8 . Eles aparecerão novamente no momento.
Exibição de pesquisa difusa no Excel 2010
6. Faça uma pesquisa difusa
Como o próprio nome sugere, pesquisas fuzzy são um mecanismo para encontrar elementos ou valores que não são totalmente claros ou que não lembramos com precisão. Normalmente, para realizar uma pesquisa no Microsoft Excel só precisa pressionar Control + B . Um menu é imediatamente ativado para que possamos inserir os parâmetros.
Se você não tiver certeza do que exatamente está procurando, poderá usar os pontos de interrogação e o asterisco . O primeiro é usado para representar um caractere e o asterisco pode representar um ou mais.
7. Adicione várias linhas ou colunas de uma vez no Excel
Inserir uma nova linha ou coluna pode ser aparentemente fácil. Mas o que acontece quando precisamos adicionar mais de uma linha ou coluna e não queremos perder tempo? Não se preocupe, você não precisa repetir a operação várias vezes. Nesse caso, basta selecionar o número de linhas ou colunas que deseja (duas ou mais, neste caso).
Em seguida, clique com o botão direito nas linhas ou colunas destacadas. O que você precisa fazer a seguir é escolher a opção Inserir, no menu suspenso . Instantaneamente, as linhas ou colunas serão adicionadas, à esquerda daquela que você selecionou originalmente.
Visualização de comentários no Excel 2010
8. Insira um comentário em uma célula
Inserir comentários em uma célula pode ser muito útil se estivermos trabalhando em um documento colaborativo ou se formos enviá-lo para alguém. Ou mesmo que, ao fazer o documento sozinho , desejemos incluir notas de orientação para revisões posteriores.
Para inserir um comentário, bastaria colocar- nos na célula que nos interessa e premir a tecla Shift e F2 . Você verá que uma pequena caixa é ativada na qual você pode incluir todo o texto que você precisa. Esta caixa pode ser redimensionada arrastando o mouse em um dos pontos da borda.
Depois de terminar o comentário, ele desaparecerá da visualização padrão e será indicado por um pequeno ícone na própria célula . Cada vez que você passar o mouse sobre o cursor, ele será mostrado novamente. Aliás, para editar ou deletar o comentário, basta clicar com o botão direito do mouse e escolher a opção.
9. Navegue rapidamente
Navegar em um documento Excel com muitos dados pode ser muito tedioso. A melhor coisa a fazer nesses casos é usar o atalho de navegação rápida. Pressione a tecla Control ao mesmo tempo que pressiona qualquer outra tecla de seta no teclado . Você verá que o movimento é rápido e ágil. O interessante sobre essa maneira de mover é que ela só faz isso entre células que têm dados, então você vai pular rapidamente aquelas que estão vazias.
10. Inclua valores começando com 0
E terminamos com um truque simples do Excel, mas muito útil em alguns casos. Normalmente, quando adicionamos um valor que começa com zero, o Excel o remove. A única coisa a fazer nesses casos é incluir uma aspa antes do primeiro zero . Assim tão fácil. Assim que o número for inserido, ele será mostrado sem as aspas e com o zero.
Estes são apenas alguns dos truques do Excel que podemos descobrir ao usar o programa. Ele esconde muito mais e com um nível crescente de complexidade.