Você é um daqueles que ainda preferem o e-mail clássico da Microsoft ao Google? Ou o tipo que precisa usar o Outlook (o antigo Hotmail) em vez do Gmail para trabalhar? Bem, não perca esta série de truques para tornar seu gerenciamento de e-mail mais confortável, personalizado e fácil. E existem muitas ferramentas que você deve conhecer sobre o Hotmail / Outlook que podem te ajudar no seu dia a dia.
1. Como usar o modo escuro
É uma tendência geral que vem diretamente dos telefones celulares. Alguns o usam para tentar evitar forçar os olhos quando passam horas na frente do telefone. Outros aproveitam para tentar estender a bateria do celular. Nesse caso, você pode aplicar o modo escuro do Outlook também no computador, o que ajuda a evitar que sua visão seja prejudicada pelo brilho.
Você apenas tem que ir para a roda dentada no canto superior direito. Quando exibido, você verá a função Modo escuro . Ative-o para alterar a aparência de todos os e-mails, trocando as cores e branco por preto e cinza. Claro, alguns temas não estão disponíveis em sua versão escura, então você terá que escolher mudar o design para a forma mais simples e então ativar o modo escuro para poder usá-lo a seu favor.
E tome cuidado porque o tema escuro também está disponível no aplicativo móvel. Você pode ativá-lo exibindo o menu lateral com o botão com as três listras, aqui você acessa as configurações. Em seguida, role para baixo até a seção Preferências, onde você encontrará o submenu Tema . Ao clicar nele, você pode escolher entre o habitual tema claro, escuro ou aquele estabelecido pela economia de bateria. Desta forma, você pode desfrutar de qualquer tema ou até mesmo de ambos, dependendo do nível de carga do seu celular.
2. Organize sua agenda
Existe uma função avançada que é mais interessante se você usar sua base de e-mail para o seu trabalho e seu dia a dia. Ou seja, se deseja atribuir um e-mail com indicações a uma data, pode fazê-lo para criar uma ferramenta de organização e produtividade a partir deste e-mail. Diretamente na área de trabalho e sem precisar fazer nada. Apenas o seguinte.
Clique no ícone do calendário na barra superior, no lado esquerdo da janela. Aqui você tem a opção de organizar o calendário ou as tarefas que você tem que fazer para este dia. É tão simples quanto arrastar um e-mail da caixa de entrada para o lado direito, o calendário. Isso abrirá uma nova janela para que você possa organizar essas informações como uma tarefa ou um compromisso. Tudo isso com as informações do e-mail diretamente na tarefa. Assim, você terá tudo à mão e saberá o que deve fazer em todos os momentos.
3. Listas de tarefas
No entanto, se em vez de compromissos seu e-mail de trabalho você precisa organizar tarefas, você também pode fazer isso com o Outlook sem usar outras ferramentas ou uma agenda. Ou seja, você pode gerar suas tarefas do dia-a-dia e recolher nelas todas as informações coletadas em um e-mail para que nada aconteça com você.
Clique no ícone de calendário no canto superior direito da tela para exibir esta opção. E, em vez de ficar no calendário, clique no Para Do opção . Aqui você pode criar tarefas como organizar uma festa, fazer compras ou qualquer outra ação mais elaborada. O interessante é que você pode arrastar os emails para as diferentes tarefas criadas para ter essas informações organizadas de acordo com as tarefas.
4. Ferramenta de notas
O Outlook é muito mais do que apenas uma ferramenta de e-mail. Você o viu com as funções acima, mas também pode verificá-lo usando-o como uma ferramenta de anotação. Algo que significa que você nem precisa de uma agenda para carregar todas as informações com você.
No lado esquerdo da tela, próximo às diferentes caixas de correio, há uma seção chamada Notas . Aqui você pode adicionar notas diferentes para não esquecer nenhuma informação. Você também pode criar um código de cores para notas diferentes, usar recursos como listas e formatos de texto, etc.
5. Volte para o formato clássico
O formato de conversa em e-mail pode ser muito prático quando você cruza muitas mensagens com outro usuário. Uma forma de organizar por tópicos e não deixar a caixa de entrada totalmente desorganizada. Mas se você é um dos usuários clássicos que prefere ter cada nova mensagem no topo da sua bandeja, é isso que você deve fazer.
Basta clicar na engrenagem para exibir as configurações básicas do Outlook. Aqui você verá uma seção especial sobre a visualização de conversas . Você tem três opções: mostrar as mensagens mais recentes na parte superior, mostrar as mensagens mais recentes no final da conversa ou, o que lhe interessar neste caso: desativado. Com esta última opção, sua caixa de correio deixará de agrupar as respostas e mostrará cada mensagem individualmente.
6. Limpeza automática de correio
Existe uma fórmula para automatizar a limpeza de e-mails no Outlook. Ou seja, uma forma de programar o desaparecimento de determinados e-mails de sua caixa de entrada para evitar que ela fique saturada. Tudo que você precisa fazer é criar uma regra ou programação e aplicá-la à limpeza.
Exibir as configurações do Outlook na roda dentada. Em seguida, olhe no final desta guia para a opção de acessar o resto das configurações, o que abrirá uma nova janela pop-up.
Nesta tela de configurações avançadas, clique em Regras para criar a programação mencionada. Aqui você pode nomear a regra, mas o importante é que você crie um critério. Exiba a barra de opções de Selecione uma condição e procure aqui os critérios de tamanho da mensagem. Você pode escolher o mínimo ou máximo, para que os e-mails que atendam a esses critérios sejam eliminados. Você deve escolher o número de kb para que isso aconteça, é claro. E, é claro, você deve escolher a opção de exclusão. Será a fórmula apropriada para que essas mensagens sejam excluídas com frequência.
7. Crie uma assinatura para seus e-mails
Parece profissional, é útil para não perder tempo com o encaminhamento de informações de contato e você pode automatizar tudo. As assinaturas nos e-mails nunca machucaram . E o Outlook permite que você crie seu próprio facilmente.
Tudo o que você precisa fazer é exibir as configurações na roda dentada e acessar as opções avançadas na parte inferior do menu exibido. Com isso, aparecerá uma nova janela onde você deve clicar em Correio , depois em Escrever e responder .
Com isso, você obtém um menu onde pode escrever a assinatura desejada. O bom é que, na caixa de texto, você também tem opções de formato e cores para deixar tudo ao seu gosto. Você também pode adicionar imagens e links . Mas, acima de tudo, certifique-se de marcar a opção de incluir a assinatura em cada novo e-mail que você escrever, e também no encaminhamento e resposta, se assim desejar.
8. Crie respostas automáticas
Quando você sai de férias ou decide deixar um problema de trabalho em espera, você comunica a todos ou cria respostas automáticas para não ter que trabalhar inúmeras vezes com a mesma coisa. E o Outlook permite isso.
Tudo o que você precisa fazer é exibir as configurações e acessar a seção de configurações avançadas no final desta lista. Na nova janela que aparece, clique em Mail e depois no submenu de respostas automáticas.
Aqui você terá que ativar a função e escrever a mensagem que deseja enviar automaticamente para todos os e-mails recebidos em sua caixa de entrada. Obviamente, você também pode especificar que essas respostas sejam enviadas apenas para mensagens recebidas entre determinadas datas ou apenas para determinados contatos.
9. Baixe todas as suas mensagens
Você precisa limpar seu e-mail sem perder um único detalhe? Bem, existe uma opção interessante para isso: baixar todas as suas mensagens de e-mail. Algo que o Outlook permite que você faça da seguinte maneira.
Exiba as configurações e acesse o menu avançado com a última opção deste menu. Na janela pop-up, você deve ir para a seção Geral e clicar no submenu Privacidade e dados. Aqui você encontrará a função Exportar caixa de correio . Claro, o processo pode levar até 4 dias . Quando o backup estiver pronto, você receberá um novo e-mail com um link para baixar todo o conteúdo para o seu computador.
10. Evite distrações
Se você é um usuário móvel, pode evitar as distrações de receber e-mails a cada dois em três no seu smartphone. Porque é útil ter sempre a correspondência em mãos, mas pode ser frustrante ser alertado a cada passo. É por isso que existe uma fórmula para evitar distrações e não ser avisado a cada mensagem que chega no aplicativo móvel.
Basta abrir o aplicativo e desdobrar o menu lateral à esquerda. Clique nas três listras no canto superior esquerdo para fazer isso. Em seguida, ao lado do seu endereço de e-mail, na parte superior, clique no ícone de sino. Aqui você pode definir os horários que deseja permanecer sem alertas. Pode ser manual, até você desativá-lo, por uma hora, ou mesmo até o dia seguinte. Você também tem várias opções para agendar o desligamento de notificações durante viagens, reuniões e outros eventos em sua agenda.
11. Ações rápidas no aplicativo
Outra das virtudes de usar o Outlook no celular é a rapidez no gerenciamento da caixa de entrada. Graças ao seu design, podemos realizar ações diretamente sem inserir a mensagem, o que nos permite excluir ou arquivar diretamente tudo isso. Também podemos personalizar essas ações rápidas.
Entre nas Configurações com a roda dentada no menu suspenso no lado esquerdo da tela. Aqui você encontrará o menu Opções para deslizar. Com isso, você entrará em uma nova tela onde poderá escolher a ação ao deslizar para a direita e quando deslizar uma mensagem para a esquerda. Clique na opção Alterar para escolher a ação de cada gesto: excluir, arquivar, marcar como lido, mover para pasta, marcar, adiar, ler e arquivar ou nenhuma ação.