Uma das vantagens inquestionáveis dos serviços de armazenamento em nuvem é a capacidade de acessar arquivos e documentos de qualquer computador com conexão à Internet. Outra é que você pode fazer sem ter inúmeras cópias em vários computadores com revisões e modificações de documentos de trabalho, ou que você não está limitado à capacidade de armazenamento do e-mail para compartilhar fotos ou vídeos ou o que quiser com quem quiser. Apenas o último é o que vamos explicar a seguir: como usar o Dropbox para compartilhar arquivos e pastas .
A primeira coisa será ter uma conta Dropbox . Se você já o possui, basta fazer o login como de costume e, caso ainda não tenha, se inscrever no serviço. Isso não poderia ser mais fácil. Na janela inicial, clique em “(ou crie uma conta)” e siga os passos indicados abaixo: forneça nome, apelido, uma conta de email e uma senha, aceite as condições de uso do serviço e… voilí, a conta já está criada. Inicialmente, oferece 2 Gb de espaço de armazenamento gratuito, com o que há para carregar muito material.
Feito isso, o que vem a seguir não é muito mais complicado. O programa cria um ícone de atalho na área de trabalho do computador, de modo que enviar ou baixar arquivos é tão fácil quanto clicar nele e escolher "Pasta Dropbox" . Basta clicar no arquivo ou pasta (eles também podem fazer upload compactado) e arrastá-lo para lá é o suficiente. Depois que o documento ou pasta que você deseja compartilhar for carregado, estas são as etapas a seguir.
Você tem que voltar ao ícone de atalho, mas ao invés de clicar em "Pasta Dropbox" , você tem que fazer isso em "Dropbox.com" . Isso leva diretamente à tela inicial do usuário, onde ele tem as pastas e documentos que carregou ou compartilhou até agora.
Compartilhar uma pasta ou documento é muito semelhante. Quando você clica no item a ser compartilhado, ele é marcado (se você clicar na pasta ou no nome, ele se abre para ver o conteúdo, por isso é melhor clicar em outra parte da faixa). menu simples com várias opções se for uma pasta: Convidar para a pasta, Compartilhar link, Baixar, Mais . No caso de um documento, as opções serão as seguintes: Compartilhar link, Baixar, Excluir, Mais .
No caso das pastas, desde a opção "Convidar para pasta" aparece uma janela na qual basta colocar o e-mail da pessoa ou pessoas que deseja convidar. A janela apresenta um link "Importar contatos" . Ao clicar aqui, o usuário pode importar para sua conta do Dropbox todos os contatos que possui em suas contas do Gmail , Yahoo Mail ou Facebook .. Você também pode escolher se deseja permitir que as pessoas com quem a pasta é compartilhada a compartilhem com outras pessoas. Se você não deseja que outras pessoas possam compartilhar a pasta, é necessário desmarcar a caixa que aparece marcada. Depois de inserir os endereços das pessoas com quem deseja compartilhar a pasta, você pode colocar uma mensagem explicativa, se desejar. Depois, basta clicar em "Compartilhar pasta" . Os convidados receberão uma mensagem em seu e-mail notificando-os que desejam compartilhar uma pasta com eles, com um botão que os levará diretamente para a pasta com todo o seu conteúdo em sua própria sessão do Dropbox . As pastas compartilhadas são marcadas com duas silhuetas dentro da pasta.
Se você optar pela opção "Compartilhar link" , o processo é praticamente o mesmo. Você deve indicar os e-mails dos destinatários do link, colocar uma mensagem e escolher entre “Obter link” ou “Enviar” . Se a opção "Obter link" estiver marcada , o programa criará uma url que será copiada diretamente para a área de transferência do computador. Caso opte por “Enviar” , o url será enviado diretamente para o endereço indicado em forma de link. O destinatário só precisará clicar nesse link para visualizar o documento e fazer o download. O processo de compartilhamento de links no caso de documentos é o mesmo.
Outra vantagem a ser lembrada é que, se as pessoas com quem os documentos são compartilhados não tiverem uma conta no Dropbox e decidirem se cadastrar após o convite, o "convidador" ganha 500 Gb extras de armazenamento gratuito .